מדריך לבחירת קופה רושמת לעסק

כל עסק הפועל מול לקוחות באופן ישיר, פנים אל פנים, צריך קופה רושמת. כיום, הקופה הרושמת בעסק היא הרבה מעבר למכשיר המאפשר חישוב ורישום תשלומי הלקוחות בעסקאות מכירה, חישוב ורישום מתן העודף לתשלומי מזומן והפקת הקבלה. קופות רושמות היום הן מכשירים טכנולוגיים מתקדמים הכוללים מאפיינים רבים ויכולות מגוונות המעיילות את פעילות העסק בהקשר להתנהלות פיננסית. אך לצד התפתחויות טכנולוגית מהותיות בקופות הרושמות, השוק הישראלי הפך למוצף במוצרים וחברות המספקות שירותי קופה, לכן חשוב להבין את הנושא לעומקו ולדעת כיצד לבחור את הקופה הרושמת המתאימה ביותר עבורכם – מעבר לשיקולי המחיר שהם אישיים ופרטניים לכל עסק.

קופה רושמת יכולה להציע לעסק שלכם יכולות רבות דרך התממשקות למערכות מחשוב אחרות, כאשר חלק מהקופות מגיעות כחלק מפיתרון מחשוב וטכנולוגי כולל לעסק. יכולות כמו ניהול מלאי, ניהול עובדים, ניהול הזמנות, הפקת דוחות פיננסיים וכן הלאה.

תפעול פשוט ואמין

לאחר השלמת יישום הקופה הרושמת בעסק, היא הופכת להיות אחד ממרכיבי הליבה של הפעילות העסקית השוטפת. לכן יש כמובן חשיבות רבה לבחירת קופה שתהיה פשוטה, קלה ואמינה מבחינת התפעול שלה. אתם צריכים לבדוק בצורה יעילה ומושכלת שהקופה הפוטנציאלית הינה מהירה מבחינת זמני תגובה וביצוע פעולות, מגיעה עם ממשק תפעולי נוח וקל להבנה – כמה שיותר פשוט, כמה שפשוט שלבים כדי לבצע כל פעולה וממשק כמה שיותר אמין!

חלק מהחברות המשווקות קופות רושמות בישראל מציעות הדרכות חינם ואפשרות לעבודה בצורת סימולטור על מנת ללמוד את העבודה עם הקופה. בנוסף, בדקו את הקופה הרושמת פיזית, ודאו כי המקשים נוחים ובהתאם לצרכים שלכם שיש מקשים מהירים לחלק מהאפשרויות – למשל הגעה אל אפשרות סליקת כרטיס אשראי בלחיצה אחת.

בחרו קופה שמתאימה למהות הפעילות העסקית שלכם

יש בשוק סוגים שונים של קופות רושמות, מהפשוטות והבסיסיות ביותר ועד קופה רושמת מורכבת, עם כמה מסופי קופה ומערכות מחשוב גדולות מאחוריהן. אם אתם מסעדה תצטרכו קופה רושמת שונה מאשר הקופה של מכולת או חנות למוצרי חשמל למשל. כך רצוי כמובן לבחור קופה שיש בה כבר מערכת לכרטיסי אשראי והתממשקות לסולקים העיקריים, אם יש צורך בחיבור למשקל למשל קחו זאת בחשבון, שילוב של קורא ברקוד וכן הלאה בהתאם לצרכים ולמהות הפעילות העסקת שלכם.

מבנה הקופה הרושמת

כמובן שעל הקופה להתאים פיזית למקום המיועד לה בבית העסק שלכם, כך שבדקו את גודל הקופה ומה המשמעות של חיבור אביזרים נוספים אליה. כמו כן, בסוגי עסקים מסוימים יש צורך או רצון להראות ללקוח את החשבון בעת חישובו – לכן בדקו האם ניתן להזמין קופה רושמת אם שני מסכים או מסך דו צדדי הפונה גם ללקוח.

מאפיינים מיוחדים ויכולות היקפיות טובות

כאמור, קופה רושמת כיום היא הרבה מעבר לכלי לחישוב ורישום עסקאות בעסק. לכן בהתאם לצרכים שלכם ולחבילת השירותים של חברת הקופות הרושמות, בדקו האם הקופה הפוטנציאלית כוללת מאפיינים נוספים ומיוחדים שאתם זקוקים להם ו/או אשר יכולים לשפר את ההתנהלות העסקית שלכם. הכוונה היא ליכולות המתקדמות כגון חיבור ישיר למערכות מחשוב מרכזיות – למשל לעסקים עם הרבה סניפים – ניהול מועדוני לקוחות, הנפקת תלושי זיכוי ללקוח, ניהול מוכרים וכן הלאה. להרחבה – מה זה קופה רושמת חכמה

שירות לקוחות ותמיכה טכנית

השוק הישראלי לא רק מוצף במוצרי קופות רושמות אלא גם בחברות המציעות שירותים בתחום זה ובתחומים טכנולוגיים-עסקיים אחרים. מכיוון שקופה רושמת היא מרכיב מהותי בהתנהלות העסק, חשוב מאוד לבחור ספק שלא רק יספק לכם קופה איכותית ונוחה לתפעול הכוללת את כל המאפיינים שאתם זקוקים להם אלא גם כזה אשר מספק שירות מעולה בהקשר לתמיכה טכנית, תיקון תקלות ושירות לקוחות כללי.